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Le Coffre-fort Électronique (ou Numérique)

Le Coffre-Fort numérique, c'est quoi ?

Papiers sur bureau

Un coffre-fort électronique (ou numérique) permet de stocker en ligne les documents de l’entreprise et de ses salariés de manière sécurisée et confidentielle.

Il permet aussi d’échanger des données, c’est-à-dire de recevoir et de transmettre des documents.

L’accès à ces données s’effectue à l’aide de codes d’accès. De ce fait, seules les personnes autorisées peuvent y accéder pour les consulter, les modifier ou les supprimer en fonction des autorisations dont elles disposent.

Il est possible d’y stocker tous les documents administratifs importants comme les devis et factures, les contrats, les bulletins de salaire… Ces documents deviennent donc facilement et rapidement accessibles depuis un appareil connecté (PC, smartphone, …) afin d’en obtenir un double par exemple.

Il est aussi possible de donner un accès personnalisé aux salariés afin qu’ils puissent consulter leurs contrats de travail et leurs fiches de paie.

A noter que son utilisation n’est pas obligatoire.

Quels sont ses avantages ?

Cyber Sécurité

Sécurisation et accessibilité des données – Mise en conformité RGPD

Le coffre-fort numérique présente un certain nombre d’avantages en termes de sécurisation des données. En effet, les données importantes de l’entreprise sont protégées, mais également celles des clients, fournisseurs, salariés, …

Elles sont facilement et rapidement consultables, de manière authentique sans risque de falsification.

Le coffre-fort numérique permet de ce fait de se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données, ou RGPD.

Gestion Documents Papier

Gain en productivité et attitude éco-responsable

Le coffre-fort numérique permet aussi de réduire des tâches telles que les impressions, les photocopies et les mises sous plis. Cela permet de gagner en productivité, de réduire les coûts et d’avoir une attitude éco-responsable en limitant l’usage des consommables tels que le papier, l’encre, les enveloppes, …

ARCHIVES

Gain de place dans l’entreprise

Moins de papier signifie aussi moins de place de stockage, donc plus de place dans l’entreprise et moins de coûts liés au stockage des archives.

Application du coffre-fort numérique aux bulletins de salaire

Travail bureau employés

Conservation des bulletins de salaire

L’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de paie dématérialisés pendant 50 ans, ou jusqu’à l’âge de 75 ans des salariés.

Lors d’un contrôle par l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de présenter une copie électronique ou papier des bulletins de salaire de tous ses employés.

En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur est passible d’une amende pouvant atteindre 450 € par bulletin.

Les bulletins de paie doivent :

  • Être conservés de manière confidentielle,
  • Ne pas être falsifiables,
  • Être accessibles rapidement et facilement.

De ce fait, le coffre-fort numérique est une solution très pratique pour l’entreprise, étant donné qu’il répond en tous points aux obligations de conservation et de mise à disposition des bulletins de salaire.

Bulletin Papier

Obligation de l’utilisation du coffre-fort numérique pour les fiches de paie ?

Le coffre-fort numérique pour les fiches de paie n’est pas obligatoire et ne peut pas être imposé aux salariés.

D’ailleurs, lorsqu’un employeur décide d’utiliser la fiche de paie dématérialisée, il a l’obligation d’informer ses employés au moins 30 jours avant de transmettre le premier bulletin de paie électronique.

Le collaborateur peut refuser et demander, de manière explicite et par écrit, à continuer de percevoir ses fiches de paie au format papier. L’entreprise dispose alors de 3 mois pour reprendre l’impression des bulletins de paie afin de les transmettre en mains propres ou par courrier.

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